אתגרים ביישום מערכת פריוריטי
ארגונים ניצבים מול אתגרים רבים בבואם ליישם מערכת ERP, במאמר זה ננסה להתמקד בבולטים בהם המאפיינים מערכות SMB ונתמקד במערכת פריוריטי שהינה המערכת הנפוצה בארץ בתחום ה SMB:
מיישם מקצועי
צוות מקצועי הוא אחד הפרמטרים החשובים בבואנו ליישם מערכת מידע, מערכת פריוריטי מאפשרת לארגונים יישום מהיר ואיכותי אך במקרים רבים היתרון הגדול הופך לחיסרון ענק, ניתן להכשיר מיישמים רוחביים ליישום המערכת עם ידע בסיסי או מעבר לכך ועדיין להביא את הארגון לעבודה עם המערכת. צעד זה מונע מהארגון לנצל את היתרון המשמעותי שביישום מערכת ERP בכלל ומערכת פריוריטי בפרט. ארגונים רבים מבינים את הפוטנציאל הטמון ביישום המערכת לשינוי מהותי בארגון ובדרך שהם רואים את העסק. לא אחת ראיתי ארגונים המשתמשים בפריוריטי להפקת ההזמנות, חשבוניות, פקודות עבודה וכמעט שלא יותר מהפקת המסמכים ללא ראייה רחבה ויישום עמוק שיכול להצעיד את הארגון קדימה. ארגונים רבים לא מנצלים יכולות מרכזיות כגון ביצוע תחזיות לביקושים עתידיים , הרצת MRP על בסיס פרמטרים חכמים הכוללים מדניות מלאי שנקבעים על ידי שיקולים עניניים וכלכליים.
עם כן צוות מקצועי עם הנסיון הנכון הוא גורם קריטי ליישום מערכת כנדרש.
הקלות בביצוע התאמות בתוכנה
ההבדל המרכזי בין המערכות הנותנות מענה לארגונים קטנים ובינוניים לבין מערכות הנותנות מענה לארגונים גדולים הינו מורכבות המערכת. ERP הינה מערכת מורכבת מעצם היותה מערכת עשירה בטבלאות וקשרים ועל כן כל שינוי המתבצע בתוכנה דורש הבנה וידע במבנה המערכת ובסיס הנתונים.
מעבר לידע הנדרש והסיכונים הכרוכים בביצוע פיתוחים במערכת פריוריטי, ניתן למנות עוד הרבה סיבות ויתרונות למה לא כדאי להרבות בפיתוחים : עלויות, תחזוקה, שידרוגים, למידה ועוד.
כלי המערכת (מחוללים) שמציעה מערכת פריוריטי מאפשרים למיישמים ומתכנתים לבצע התאמות ופיתוחים בקלות יחסית. לא אחת ראיתי מיישמים בעלי יכולת תכנות או מתכנתים מוצאים את הפתרון הראשון בפיתוח המערכת במקום למצוא את הפתרון בתהליך יישומי. אכן זה אתגר להשאר צמוד לתהליכי המערכת ולעיתים אף לשנות את התהליכים הארגוניים אך אין ספק שזאת הדרך הנכונה.
מחויבות ההנהלה
מחויבות ההנהלה הינה חשובה בכל שינוי ארגוני שמתבצע הארגון, על אחת כמה וכמה כשאר מדובר במערכת פריוריטי המיושמת בכלל המחלקות בארגון והיא בעלת השפעה על התהליכים העתידיים והעובדים בארגון.
מחוייבות ההנהלה צריכה להעשות אך גם להראות ועל כן המעורבות של ההנהלה היא חשובה. חשוב לציין שאין לתת להנהלה הבכירה העסוקה בניהול הארגון וזמנה מצומצם, תפקידים שאינם יכולים למלא בפרוייקט. למנות מנכ"ל או סמנכ"ל בכיר בארגון להיות מנהל הפרויקט מטעם הלקוח יכולה להיות טעות שתעכב את הפרוייקט ואולי רק מתוך רצון טוב.